Podczas planowania obsady infolinii najlepiej wspomóc się modelem Erlanga.
Anger Erlang to duński matematyk, który opisał prawa dotyczące kolejkowania w systemach telekomunikacyjnych. Zasady kolejkowania ruchu Erlanga z powodzeniem można wykorzystać do oszacowania optymalnej obsady w infolinii.
Jest to oczywiście uproszczony model nie uwzględniający ogromnej ilości zmiennych, ale od czegoś trzeba zacząć! Wystarczą 2 parametry, aby oszacować ilu telemarketerów będzie potrzebnych do obsługi infolinii:
- ilość klientów dzwoniących w ciągu minuty,
- średni czas obsługi jednego klienta.
Jeśli przemnożymy te parametry przez siebie np.: ilość dzwoniących w ciągi minuty równa się 2 i średni czas obsługi równa się 3 minuty, to dostaniemy wynik 6 – czyli 6 Erlangów wskazuje, jaką obsadę należy zapewnić na infolinii, aby obsłużyć wszystkich klientów.
Jest to oczywiście teoretyczne wyliczenie, które podlega wielu innym czynnikom, np.:
- fluktuacji dobowej ruchu,
- fluktuacji związanej z akcjami marketingowymi,
- fluktuacjom nie dającym się przewidzieć.
W celu skutecznego zniwelowania fluktuacji najlepiej zastosować System Call Center z modułem IVR, tak aby część klientów mogła obsłużyć się automatycznie – bez potrzeby kontaktu z telemarketerem.