Numer telefonu a dane osobowe
Po wprowadzeniu RODO pojawiły się od razu pomysły typu „Usunę z systemu call center wszystkie dane, załaduje tylko numery telefonów, a podczas rozmowy nie będę pytać o dane osobowe, tylko będziemy się posługiwać identyfikatorem….” Wraz z pomysłem zrodziły się jednak wątpliwości, czy jednak numer telefonu to aby nie są już dane osobowe podlegające RODO?
Abstrahując od pytania z tytułu, rozważanie zacznijmy od tego, że ustawa z 5 grudnia 2014 roku o prawach konsumenta, z założenia zakazuje kontaktów telemarketingowych bez uprzedniej zgody klienta. W światle tych przepisów pomysł z telemarketingiem, bez używania danych osobowych, z założenia łamie obowiązujące już od kilku lat w Polsce przepisy. Istnieją oczywiście różnego rodzaju sprytne interpretacje tej ustawy, aczkolwiek postępując inaczej niż zakładał to ustawodawca, przedsiębiorca akceptuje ryzyko biznesowe poniesienia konsekwencji takiego postępowania.
Wróćmy jednak do tematu i postarajmy się odpowiedzieć na pytanie – czy numer telefonu to dane osobowe. Należałoby najpierw powrócić do określania co to są dane osobowe wg RODO. Zgodnie z rozporządzeniem unijnym: dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować.
Wyobraźmy sobie jednak taką sytuację, że call center otrzymało od zleceniodawcy bazę składającą się tylko numerów telefonów do klientów, którzy uprzednio wyrazili zgodę na kontakty telemarketingowe. Zlecenie natomiast polega na przedstawienia jakiejś propozycji biznesowej lub przeprowadzenia ankiety. Podczas rozmowy, telemarketer nie pyta o dane klienta, tylko przeprowadza ankietę z rozmówcą, który odebrał połączenia.
Czy listę numerów należy w takim przypadku traktować jako dane osobowe?
Dla przedsiębiorstwa zlecającego akcję telemarketingową, lista numerów do jego klientów jest niewątpliwie zbiorem danych osobowych. Zgodnie z definicją RODO może on, na podstawie telefonów, zidentyfikować osobę fizyczną kryjąca się za ciągiem cyfr.
Czy w takim przypadku call center pracuje na zbiorze danych osobowych? Teoretycznie nie. Jeśli telemarketer prowadzi rozmowę zgodnie z założonym scenariuszem, który nie przewiduje pobierania od rozmówcy imienia, nazwiska, adresu i tym podobnych danych, to znaczy, że nie ma możliwości identyfikacji na podstawie wyniku rozmowy osoby fizycznej.
Dlaczego w takim razie teoretycznie a nie praktycznie? Ponieważ jeśli call center rejestruje rozmowy, a klient podczas powitania się przedstawił, można to potraktować już jako przetwarzanie danych osobowych. Wydaje się w takim razie, że brak rejestracji rozmowy rozwiązałby w tym przypadku kwestę odseparowania numeru telefonu od danych osobowych rozmówcy.
Możemy tak gdybać dalej, jednak prowadząc call center nie wyobrażamy sobie sytuacji, że można to robić bez solidnej polityki bezpieczeństwa informacji. Możesz z góry założyć, że prowadząc call center przetwarzasz dane osobowe. Pamiętaj, że w takiej sytuacji, Twoim obowiązkiem jest podpisanie z dostawcą Systemu Call Center osobnej umowy na powierzenie danych osobowych do przetwarzania. Pamiętaj o tym nawet, jeśli system call center używasz za darmo, w formule wsparcie na starcie.
Niniejszy artykuł nie stanowią porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Informacje zawarte w artykułach stanowią wyraz poglądów autorów na tematy związane z treścią przepisów prawa. Autorzy wpisów nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.